ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                  рішенням зборів суддів

                                                                  Донецького окружного

адміністративного суду

від 17 вересня 2015 року № 10

  

 

Засади 

використання автоматизованої системи документообігу

Донецького окружного адміністративного суду 

 

 

ЗМІСТ

 

 І.      Загальні положення ……………………………………………………...

1.1.    Порядок документообігу у суді………………………………………….

2.1.    Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи ……………………………………………………………

2.2.    Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху…………

2.3.    Розподіл судових справ між суддями …………………………………….

2.4.    Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів) ……………………………………………………………………………….

2.5.    Надання інформації про стан розгляду судових справ ………………..

2.6.    Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у Донецькому окружному адміністративному суді …………..

2.7.    Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ…………………..

2.8.    Підготовка статистичних даних …………………………………………..

2.9.    Передача судових справ до електронного архіву……………………......

3. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування …………………………………………………………………….
4. 4. Прикінцеві та перехідні положення…………………………………….

 

 

 

 

 

І. Загальні положення. 

Документообіг Донецького окружного адміністративного суду (далі документообіг суду) - це проходження документів у суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

         Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.1. Порядок документообігу у суді

1.1.1. Порядок документообігу у суді регламентується чинним Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 та чинною Інструкцією з діловодства в адміністративних судах України, затвердженою Наказом ДСА України від 17.12.2013 № 174. 

1.1.2. Положення визначає порядок функціонування  автоматизованої системи документообігу в Донецькому окружному адміністративному суді (далі - автоматизована система), яка забезпечує:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Донецького окружного адміністративного суду з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації на веб-сайті суду  веб-порталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, наявних у автоматизованій системі;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками; 

передачу судових справ до електронного архіву суду.

1.1.3.  Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Донецького окружного адміністративного суду забезпечують:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо):

своєчасне направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (або позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам розгляду справ за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, які виникають під час практичного використання автоматизованої системи.

1.1.4. Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають визначені цим Положенням повноваження з розгляду питань щодо порядку функціонування автоматизованої системи та її вдосконалення.

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.1.   Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію.

2.1.2. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.1.3. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.4. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Донецькому окружному адміністративному суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор Донецького окружного адміністративного суду.

2.1.5. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2.    Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Донецького окружного адміністративного суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Донецького окружного адміністративного суду (805) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). 

2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року; 

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

2.3.    Розподіл судових справ між суддями

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату Донецького окружного адміністративного суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Донецького окружного адміністративного суду з урахуванням цих Засад.

2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді; 

за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді; 

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів Донецького окружного адміністративного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу; 

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 цього Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою: 

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,

де: 

К_Н – коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи; 

Сума (Вага_Судової_Справи) – розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага_Судової_Справи – розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН, 

де:

К_СКЛАДН – коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу:

Коефіцієнт складності судової справи в Донецькому окружному адміністративному суді дорівнює:

0,5- справи про розірвання шлюбу, про стягнення аліментів, справи про адміністративні правопорушення , подання на кримінальне провадження в порядку виконання судових рішень, подання в порядку виконання у справах про адміністративне правопорушення, заяви про видачу судового наказу, заяви про скасування судового наказу, заяви про перегляд заочного рішення, заяви про забезпечення позову, доказів (повинен бути більше 0); 

1- всі інші категорії справ.

К_ФУС – коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

К_АДМІН – коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1); 

КтРД – кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

2.3.7. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи. 

2.3.8. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів Донецького окружного адміністративного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цього Положення, не допускається.

 

Повноваження зборів суддів щодо здійснення

автоматизованого розподілу судових справ між суддями

        

2.3.10.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

2.3.11.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду визначають склад колегій суддів суду. 

2.3.12.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право визначати засади формування колегії суддів без здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ у випадках :

визначення колегіального складу суду;

необхідності внесення змін до складу колегії суддів у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю судді (крім головуючого, судді-доповідача) (суддів), його (їх) відпусткою, відрядженням та в інших випадках, у яких суддя (крім головуючого, судді-доповідача) не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;

розподілу позовних заяв, які надійшли до суду повторно, з передбачених процесуальним законом підстав.

2.3.13.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, справи в Донецькому окружному адміністративному суді розприділяються в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості; у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи  що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 цього Положення;

справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні в Донецькому окружному адміністративному суді здійснюється відповідно до графіку чергування суддів.

2.3.14.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.3.15.         В Донецькому окружному адміністративному суді визначено коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ – 0,8 голові Донецького окружного адміністративного суду, а також судді, який виконуватиме обов’язки голови суду у разі відсутності голови суду більше ніж 3 дні.

2.3.16.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.17.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.3.18.         Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду мають право розглядати питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення.

2.3.19.         Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.18 пункту 2.3 цього Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Донецького окружного адміністративного суду.

                  Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.20.         Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.21.         Автоматизований розподіл судових справ між суддями у разі скасування спеціалізації або коли її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями Донецького окружного адміністративного суду.

2.3.22.         Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.23.         Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою  суду визначається головуючий суддя. Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя (суддя-доповідач). Засади формування колегії суддів визначаються зборами суддів.

У разі якщо на момент автоматизованого розподілу судової справи зборами суддів не визначено склад колегій суддів, після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) визначається склад колегії суддів згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 цього Положення.

2.3.24.         У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.

2.3.25.         Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.3.26.         У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цього Положення.

2.3.27.         Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування  наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.28.         При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи. 

2.3.29.         У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

         При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.3.30.         Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.31.         У разі розгляду судової справи колегією суддів Донецького окружного адміністративного суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді (судді-доповідача). 

2.3.32.         У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у Донецькому окружному адміністративному суді після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється автоматичне визначення складу колегії суддів у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу. 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.33.         У випадках зміни складу колегії суддів у зв’язку з вибуттям судді зі складу постійної колегії суддів або з припиненням повноважень судді, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою в порядку, зазначеному в пункті 2.3.23 цього Положення після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється автоматична зміна складу колегії суддів. Особливості застосування даного пункту можуть бути передбачені зборами суддів.

Результатом автоматичної зміни складу колегії суддів є протокол  автоматичної зміни складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про зміну складу колегії суддів. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичної зміни складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про зміну складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичної зміни складу колегії суддів; тривалість автоматичної зміни складу колегії суддів. 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичної зміни складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про зміну складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової

справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

2.3.34.   Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

2.3.35.   Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

апеляційні та касаційні скарги, що надійшли до суду відповідної апеляційної чи касаційної інстанцій після визначення судді-доповідача у цій судовій справі; 

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору; 

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

2.3.36.    Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

     Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

            Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.37.         У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.3.38.         Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

2.3.39.         Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

2.3.40.         У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

2.3.41.         Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником головуючого судді або керівником апарату суду.

2.3.42.         Після усунення обставин, передбачених абзацом 2 цього підпункту, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.

2.3.43.         Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.45 пункту 2.3 цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення.

2.3.44.         Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. 

2.3.45.         Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.46.   Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу; інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. 

2.3.47. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.48.  Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

2.3.49.   Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

2.3.50.  Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

2.3.51.         Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

2.3.52.     Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.53.   Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.51 пункту 2.3 цих Засад обставин.

2.3.54.    У випадку знеструмлення електромережі в період надходження судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо), тимчасове живлення електромережі забезпечується за допомогою наявного в суді електрогенератора. При цьому реєстрація справ, їх автоматизований розподіл, підготовка процесуальних та інших документів по справі відбувається у спеціально відведеному службовому приміщенні, де технічно можна облаштувати електрогенератор.

                   У разі настання обставин, визначених у пункті 2.3.51. цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) здійснюється керівником апарату суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів.

2.3.55.         Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.53. пункту 2.3 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

      

 

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.56.         У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24 пункту 2.3 цих Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

2.3.57.   Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу; інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності); причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. 

2.3.58. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.59.  Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

2.3.60.  Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.61.         У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

2.4.    Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

2.5.    Надання інформації про стан розгляду судових справ

2.5.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

2.5.1. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до приписів КАС України, чинної Інструкції з діловодства в адміністративних судах України і Закону України "Про доступ до судових рішень". 

2.5.2.    В автоматизованій системі формується виконавчий документ, що видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

2.5.3.    На офіційному веб-порталі судової влади України щоденно судом оприлюднюється список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи), адреса місця розгляду справи.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

2.6.       Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у Донецькому окружному адміністративному суді

2.6.1.    Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

2.6.2.  Електронний примірник документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ. 

2.6.3.   Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.  

2.6.4. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години. 

2.7.    Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.7.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

2.8.    Підготовка статистичних даних

2.8.1. Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду  ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

2.8.2.    Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

2.8.3.   Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

2.8.4.   Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

2.8.5.  Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

         У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.9.    Передача судових справ до електронного архіву

2.9.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

3. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

3.1.    Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

3.2.    Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

3.3.    Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

3.4.    Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

3.5.    Збори суддів Донецького окружного адміністративного суду при необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6.    Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю Донецького окружного адміністративного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

4. 4. Прикінцеві та перехідні положення.

 

         4.1     Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

         4.2     У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

4.3     Дані Засади набирають чинності з наступного робочого дня після затвердження їх зборами суддв Донецького окружного адміністративного суду.