Про порядок прийняття заяв до суду

У Донецькому окружному адміністративному суді встановлений Порядок приймання, реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції відповідно до  приписів Інструкції з діловодства в адміністративних судах України, затвердженої Наказом ДСА України № 174 від 17.12.2013.

Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється в суді лише один раз: вхідні документи – у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створені у суді документи – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, такий документ повторно не реєструється, а передається на виконання згідно з резолюцією керівництва суду відділом діловодства та документообігу суду з відміткою в автоматизованій системі документообігу суду.

Уся кореспонденція, що надходить до суду, приймається та реєструється відділом діловодства та документообігу суду. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конвертів або пакетів, відповідність їх адресування.

Документи, що були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються для реєстрації до служби діловодства (канцелярії).

Документи, які подано судді у судовому засіданні, передаються для реєстрації до служби діловодства (канцелярії) не пізніше наступного дня або за резолюцією судді долучаються до матеріалів справи.

Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправникові відділом діловодства та документообігу суду протягом трьох робочих днів від дня її надходження.

Після відкриття конверта (пакета) перевіряється фактична наявність документів і додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конверті, перевіряється цілісність прошитих і опечатаних документів. Конверт додається до документів.

У разі відсутності або пошкодження документа, що унеможливлює використанню його за призначенням, складається акт у двох примірниках, який підписують працівники служби діловодства (канцелярії).

Один примірник акта додається до вхідних документів, другий надсилається відправникові.

У разі прийняття вхідної кореспонденції від служби фельд’єгерського зв’язку, працівник відділу діловодства та документообігу суду перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, вказаному на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі служби фельд’єгерського зв’язку і засвідчує підпис печаткою із зазначенням часу та дати отримання.

Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документи, що належать до урядових, на кожному з них у правому нижньому куті ставиться реєстраційний штамп, зазначаються вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

Конверти (пакети) з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання.

Приймання документів безпосередньо від учасників адміністративного процесу та їхніх представників здійснюється щодня у робочий час, відповідно до графіка роботи суду.

 Документи, які надійшли до суду, розподіляються відділом діловодства та документообігу суду на позовні заяви, подання, апеляційні та касаційні скарги, заяви про перегляд судових рішень Верховним Судом України, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, справи, додаткові документи, урядові документи, скарги, заяви, пропозиції, звернення громадян тощо.

Реєстрація документів здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.

У правому нижньому куті чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до документа або його першої сторінки проставляється реєстраційний штамп суду, у якому зазначається дата надходження документа (а щодо документів у судових справах, які надійшли в день судового розгляду, та позовних заяв, щодо яких законодавством встановлено скорочений строк розгляду – час їх надходження) і вхідний номер, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації.

До реєстраційної картки в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про особу, від якої надійшов документ (матеріал, справа), дата і вихідний номер документа, дата реєстрації у суді та вхідний реєстраційний номер, короткий зміст документа, які відображаються у журналі реєстрації вхідної кореспонденції (реєстру вхідних документів).

Документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву для розгляду в день їх надходження. Документи з позначкою «Терміново» передаються протягом однієї години з моменту їх отримання.

Після розгляду документа керівництвом та визначення виконавця в той самий день документ повертається до відділу діловодства та документообігу суду для реєстрації резолюції та внесення її до автоматизованої системи документообігу суду. До автоматизованої системи документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа відповідальній за діловодство відповідного структурного підрозділу особі чи безпосередньо виконавцю (виконавцям). За призначенням документ передається під підпис за реєстром.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, перший із них є відповідальним за виконання документа і йому в установленому порядку передається документ. Відділ діловодства та документообігу суду оперативно передає копію документа іншим вказаним у резолюції особам під підпис на резолюції ліворуч від відповідного прізвища.

Відповідальний виконавець координує та контролює стан виконання документа іншими виконавцями.

Зареєстровані непроцесуальні документи передаються на розгляд керівництву суду відповідно до визначеного у суді розподілу повноважень.

Після накладення резолюції документи передаються відділом діловодства та документообігу суду виконавцям до структурних підрозділів під підпис у реєстрі вхідних документів.

 Документи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства та стосуються конкретних адміністративних справ, що перебувають у провадженні суду, не пізніше наступного робочого дня передаються під підпис у реєстрі вхідних документів суддям, у провадженні яких перебувають відповідні адміністративні справи, для розгляду та вирішення питання про приєднання їх до матеріалів справ.

Документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи.

На документ, якому встановлено контрольний строк виконання та/або щодо якого встановлено контроль керівництвом суду, ставиться відмітка про взяття на контроль в автоматизованій системі документообігу суду, а на самому документі ставиться штамп або робиться напис червоного кольору «Контроль».

Якщо в резолюції не зазначено конкретного терміну виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана в строк, передбачений законодавством.

         Після виконання документа працівник, визначений у резолюції першим, особисто доповідає про це керівництву суду, а керівник відділу діловодства та документообігу суду знімає документ з контролю.

Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються лише на підставі резолюції керівника, яким здійснювався розгляд документа, та накладення резолюції або письмової вказівки керівника аппарату суду.

Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через відділ діловодства та документообігу суду з внесенням відповідних даних до автоматизованої системи документообігу суду.

Після розгляду (виконання) документа відповідальна за його виконання особа доповідає про це керівникові, який наклав резолюцію.

Відповідь на виконаний документ у необхідній кількості примірників передається відділу діловодства та документообігу суду для присвоєння вихідного реєстраційного номера, внесення відповідних даних до

автоматизованої системи документообігу суду та відправлення адресатам.

Виконаний документ разом із копією відповіді, завізованої відповідальним виконавцем та усіма співвиконавцями, приєднується до відповідної номенклатурної справи та в подальшому обліковується і

зберігається у відповідному структурному підрозділі суду до передачі в архів.

Усі документи, підписані керівництвом суду, відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного дня після їх підписання, а за необхідності доставляються кур’єром.

Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення суду категорично заборонено.