Аналіз за перше півріччя 2016 року

АНАЛІЗ

обліково-статистичної  роботи у Донецькому окружному

 адміністративному суді за 1 півріччя 2016 року

  На виконання плану роботи суду відділом аналітичної роботи та правового забезпечення проаналізовано обліково-статистичну роботу, здійснену судом  протягом  1 півріччя 2016 року.

 Реалізація матеріалів перевірок (оперативні наради тощо).

 Протягом звітного періоду в Донецькому окружному адміністративному суді здійснювалася перевірка роботи секретарів судового засідання, контролювався стан дотримання строків і порядку здачі розглянутих адміністративних справ до відділу діловодства та документообігу суду. Інформація за підсумками перевірок доводилася до відома суддів на щотижневих оперативних нарадах.

З метою підвищення якості роботи керівником апарату суду проводилися наради з помічниками суддів, секретарями судового засідання, секретарями суду, начальниками відділів. Протягом першого півріччя 2016 року проведені 6 нарад, на яких заслухано 27 питань, у тому числі про:

-          вдосконалення спільного порядку проведення відеоконференцій з Приморським    районним судом м. Маріуполя;

-         вимоги щодо повідомлення сторін про дату розгляду справ в    телефонному

          режимі;

-         контроль за здійсненням відміток у статистичних картках щодо сплати судового

          збору;

-         своєчасне надання звітів до відділу судової  статистики та звітності;

-         висування від суду делегата на участь у роботі Незалежної професійної спілки

          працівників органів судової влади України;

-        своєчасність розміщення списку справ, призначених до розгляду на офіційному веб-сайті суду;  

-          дотримання трудової дисципліни;

-          своєчасне внесення остаточних процесуальних документів до ЄДРСР;

-     дотримання строків надання звітної інформації до відділу судової статистики та звітності;

-          своєчасне проведення звірки по судовому збору;

-          організація належної відправки вихідної кореспонденції суду;

-          належне оформлення документів на бланку суду;

-          належне оформлення копій процесуальних документів суду;

-          виконавська дисципліна;

-          дотримання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду щодо внесення дати набуття чинності судовим рішенням тощо.  

 Головою  суду протягом 1 півріччя 2016 року проведено 6 нарад за участю суддів, помічників суддів, керівника апарату суду, начальників відділів; обговорені  31  питань,  зокрема:

-         порядок ознайомлення з матеріалами суддівського досьє;

-         обговорення законопроекту № 4089 від 17.06.2016, який передбачає додаткову підставу для притягнення суддів до дисциплінарної відповідальності;

-         про контроль за дотриманням строку  розгляду адміністративних справ;

-         питання визначення спеціалізації суддів; 

-         проблемні питання застосування КАС України під час розгляду адміністративних справ;

-         порядок роботи суду в межах програми «Електронний суд»;

-         проведення судових засідань у режимі відеоконференцій;  

-         про надсилання до ВАСУ матеріалів відновлених судових проваджень;

-         основні положення поточних рішень Ради суддів України;  

-         ознайомлення з поточними постановами Пленуму ВАСУ;

-         обговорення аналізу судової практики та інформації про скасовані рішення суддів другої палати Донецького окружного адміністративного суду тощо.    

 На кожній оперативній нараді розглядалися питання судової практики, доводилися до відома суддів зміни та новели у чинному законодавстві, огляд періодичних правових видань.   

2. Вивчення і запровадження позитивного досвіду, ноу-хау з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку.

 Протягом першого півріччя 2016 року у суді систематично застосовувалися заходи стосовно вдосконалення автоматизованої системи документообігу, оптимізації та автоматизації процесів проходження процесуальних документів, формування документів первинного обліку, обробки документів первинного обліку і формування статистичної звітності.

 Так, відділом інформаційних технологій суду були запровадженні наступні вдосконалення у КП «ДСС»: 

• доведені до актуального стану шаблони КП «ДСС»;
• створені спеціалізовані довідки для спрощення роботи зі статистичними картками та картками справи для відділу судової статистики та звітності;
• розроблені нові шаблони процесуальних документів для помічників суддів та секретарів судового засідання;
• створені та сформовані електронні номенклатурні журнали для відділу діловодства та документообігу;
• розроблені нові генератори для реєстрації вхідної кореспонденції. 

3. Кадрове забезпечення спеціалістами, працівниками, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя (освіта, досвід роботи).

 У першому півріччі 2016 року первинний облік та складання звітності про стан здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом здійснювали фахівці відділу судової статистики та звітності.

4. Проведення підвищення кваліфікації для працівників апарату судів, які займаються питаннями судової статистики (прийняття участі у семінарах, конкурсах, заняттях, навчаннях, у тому числі кущових, стажуваннях тощо).

 Протягом 1 півріччя 2016 року працівники суду, що займаються питаннями судової статистики, підвищували професійний рівень шляхом самоосвіти,  систематично ознайомлювалися зі змінами до КАС України, Закону України «Про судовий збір», Закону України «Про судоустрій і статус суддів». 

21.06.2016 начальник відділу судової статистики та звітності, з метою підвищення кваліфікації, ознайомлення з особливостями роботи нового функціоналу формування та відправки статистичної звітності у КП «ДСС», взяла участь у навчальному семінарі в професійній мережі «Феміда» за курсом «Логістика статистичних звітів».

5. Аналітична робота, рівень її проведення, результати її реалізації (обговорення на оперативних нарадах, семінарах тощо).

 Протягом 1 півріччя 2016 року на виконання плану роботи суду:

 -         проаналізована обліково-статистична робота суду за 2015 рік;

 -         проведений огляд даних про стан здійснення правосуддя у 2015 році;

 -         підготовлений звіт про штатну та фактичну чисельність працівників суду;

 -         підготовлені та направлені до ДСА України звіти за формами № 6 та № 9, звіт для центру зайнятості;

 -         проведений аналіз показників та причин скасування судом апеляційної інстанції судових рішень Донецького окружного адміністративного суду за ІІ півріччя 2016 року.

Також, протягом першого півріччя 2016 року узагальнена робота суду зі зверненнями громадян за 2015 рік, систематично опрацьовувалися та надавалися відповіді на звернення громадян, на запити про надання публічної інформації, проводилося листування з юридичними особами тощо.            

 У першому півріччі 2016 року постійно проводилося ознайомлення суддів з матеріалами судової практики, рішеннями Верховного суду України, постановами Пленуму ВАСУ, інформаційними листами та рішеннями Вищого адміністративного суду України, Донецького апеляційного адміністративного суду, які містять судову практику з вирішення певних категорій спорів.

          Судді та працівники  апарату суду систематично інформувалися про зміни в чинному законодавстві України.

Протягом звітного періоду здійснювався облік та контроль за виконанням окремих ухвал Донецького окружного адміністративного суду, окремих судових доручень, постійно проводилося опрацювання та облік судових рішень Верховного суду України, Вищого адміністративного суду України, Донецького апеляційного адміністративного суду, якими скасовані ухвали, постанови Донецького окружного адміністративного суду. Організовано ознайомлення суддів із зміненими та скасованими  судовими рішеннями. 

Результати аналітичної роботи, проведеної у суді, доводилися до відома суддів на оперативних нарадах, обговорювалися на нарадах при керівникові апарату суду. Тексти аналізів розміщені у загальній комп’ютерній мережі суду.

Крім того, у 1 півріччі 2016 року відділом аналітичної роботи та правового забезпечення суду постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи у Донецькому окружному адміністративному суді, надавалася правова допомога у складанні тендерної документації.       

6. Планування роботи суду, стан виконання планів роботи. Складання та ведення номенклатурних справ, організація роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

З метою належної організації роботи Донецького окружного адміністративного суду шляхом визначення сукупності організаційних заходів з основних напрямків його роботи та дотримання строків їх виконання розроблено та затверджено 23.05.2013 зборами суддів (протокол № 6) Положення про планування роботи суду.

Планування роботи здійснюється з урахуванням структури Донецького окружного адміністративного суду та включає:

1.4.1. – плани роботи Донецького окружного адміністративного суду;

1.4.2. – плани роботи самостійних структурних підрозділів апарату суду;

Планування роботи суду здійснюється шляхом складання піврічних планів роботи.  Пропозиції до плану роботи надаються заступниками голови суду, суддями, керівниками відділів у письмовій формі.  

               План роботи суду на 1 півріччя 2016 року затверджений 29.12.2015. Загальний контроль стану виконання плану роботи суду здійснює керівник апарату суду. Після повного виконання запланованого заходу керівник апарату проставляє у відповідній графі оригіналу плану відмітку  про виконання із зазначенням дати та вихідного номера відповідного документа або дати виконання та номеру номенклатурної справи, в якій зберігаються відповідні матеріали, та проставляє свій підпис.  

          Стан виконання плану роботи суду за попередній плановий період аналізується та розглядається на оперативній нараді суддів та апарату суду при голові суду.

Для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання у суді складена номенклатура справ. Відповідальним за складання номенклатури справ є відділ діловодства та документообігу за участю архіву суду. 

Номенклатура справ на 2016 рік затверджена головою суду 12.12.2014, погоджена з ЕК суду 22.12.2014 протокол № 1, погоджена ЕПК Державного архіву Донецької області протокол № 1 від 29.04.2015. Номенклатура продовжена на 2016 рік за протоколом ЕК № 5 від 11.12.2015.

Ведення номенклатурних справ здійснюється належним чином відповідно до вимог Інструкції з діловодства  в адміністративних судах, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 174 та наказу Державної судової адміністрації № 168 від 15.12.2011 «Про затвердження Інструкції про порядок передачі до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передачі до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду». Усі журнали суду внесені до номенклатури справ.

            Відповідно до плану роботи суду у першому півріччі 2016 року архівом суду здійснювався контроль за формуванням справ тимчасового зберігання, а також станом зберігання та правильністю оформлення описів справ постійного і тривалого зберігання.

Відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, наказом голови суду від 22.12.2014 № 14/1-г затверджене Положення про експертну комісію у Донецькому окружному адміністративному суді.

На виконання плану роботи Донецького окружного адміністративного суду була проаналізована робота зі зверненнями громадян у першому півріччі 2016 року.

Відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Інструкції з діловодства в адміністративних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 № 174,  у Донецькому окружному адміністративному суді організована та здійснюється робота зі зверненнями громадян та інформаційними запитами.

Протягом першого півріччя 2016 року до суду надійшло 27 звернень громадян, що на 13 більше у порівнянні з першим півріччям 2015 року, у якому до суду надійшло 14 звернень.  

Крім того, до суду надійшло декілька повторних звернень з питань, на які громадянин вже отримував своєчасні відповіді з роз’ясненням приписів діючого законодавства України. Таких звернень у суді зареєстровано 9.

 У ході дослідження тематики звернень, що надійшли  у першому півріччі 2016 році, встановлено наступне:

- 5 звернень надійшло про надання інформації щодо стану розгляду адміністративної справи;

-  5 звернень про надання бланків адміністративного позову;

-  9 звернень про направлення копії судового рішення у справі;

-  1 звернення про надання роз’яснення в оформленні адміністративного позову до суду;

-  2 звернення про повернення судового збору;

- 1 звернення про несвоєчасне направлення адміністративної справи до Донецького апеляційного адміністративного суду;

-   4  звернення, у яких були порушені інші питання.

  Звернення громадян, які надходили до Донецького окружного адміністративного суду, були розглянуті з дотриманням термінів, передбачених ст. 20 Закону України «Про звернення громадян», опрацьовані у повному обсязі. Випадків направлення звернень до інших організацій за належністю не виявлено.

 У Донецькому окружному адміністративному суді організована робота із запитами на отримання публічної інформації.

Протягом першого півріччя 2016 року до суду надійшло 76 запитів на отримання публічної інформації, з них 69 - від фізичних осіб, 7 - від юридичних. У порівнянні з аналогічним періодом 2015 року спостерігається тенденція збільшення надходження інформаційних запитів майже в шість разів. Зокрема, у першому півріччі 2015 року до суду надійшло 13 інформаційних запитів, з них 3 - від фізичних осіб, 10 - від юридичних.  

 У той же час переважна більшість запитів до суду у першому півріччі 2016 року надійшла від фізичних осіб 69, що становить 91 % від загальної кількості запитів, що надійшли (76).

Тематика запитуваної інформації у першому півріччі 2016 року не відрізняється від аналогічного звітного періоду минулого року. Зокрема, порушувалися питання: про рух справи, наявність певної справи в провадженні суду, дату розгляду справи тощо.

 З 76 запитів про надання публічної інформації, які надійшли протягом першого півріччя 2016 року від фізичних та юридичних осіб, 63 запита (83 % від загальної кількості запитів, що надійшли у продовж першого півріччя 2016 року) стосуються надання персональних даних суддів та працівників апарату суду.

Усі запити, які надійшли до суду у звітний період, опрацьовані у повному обсязі. Заявникам були надані належні роз’яснення у встановлений строк.

 На виконання вимог п.7 Інструкції з діловодства в адміністративних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 174, у Донецькому окружному адміністративному суді організований особистий прийом громадян керівництвом суду. Наказом голови суду від 21.01.2015 № 2/1-г затверджений Порядок та графік особистого прийому громадян.

Графік особистого прийому розміщений у приміщенні суду та оприлюднений на офіційному веб-сайті суду.   

 На виконання п.4 наказу ДСА України від 18 березня 2011 року № 65 «Про затвердження Положення про бібліотеку суду» та листа ТУ ДСА України в Донецькій області 07 квітня 2011 року керівником апарату суду були затверджені Правила користування бібліотекою Донецького окружного адміністративного суду та їх копія направлена в ТУ ДСА України в Донецькій області 12.04.2011 року за вих. № 01-02/1027/2011.

Бібліотечний фонд суду залишився у захопленому приміщенні суду у м. Донецьку і вважається втраченим.

У першому півріччі 2016 року організована робота з обліку та зберігання нормативно-правових актів законодавства, збереження нормативного матеріалу суду. 

            Відповідно до п.4.1 Правил обліку нормативно-правових актів законодавства та матеріалів судової практики в місцевих і апеляційних загальних судах, органах державної судової  адміністрації, затверджених Наказом Державної судової адміністрації України № 11 від 10.02.2006,  вся юридична література, яка надходить до суду обліковується у Журналі обліку юридичної літератури. Журнал оформлений відповідно до додатку 4 Правил, а саме: передбачає графи: дата надходження, назва видання, номер випуску, примітка; прошитий та пронумерований.  

Протягом півріччя новели та змін у чинному законодавстві України систематично доводилися до відома суддів та працівників апарату суду шляхом обговорення на оперативних нарадах та розміщення нормативно-правових актів у загальній комп’ютерній мережі суду.

7. Впровадження в адміністративних судах комп’ютерного забезпечення, програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів.

 Протягом першого півріччя 2016 року відділом інформаційних технологій Донецького окружного адміністративного суду проводилася робота з відновлення та вдосконалення електронних систем, здійснювались профілактичні та планові заходи стосовно підтримки роботи комп’ютерної техніки і мережевого обладнання, а також супроводження бази даних, оновлення програмного забезпечення до актуальних версій.

            У січні – лютому 2016 року проведені кардинальні зміни на офіційному веб-сайті Донецького окружного адміністративного суду:

• перероблено меню, посилання;
• проведена актуалізація контенту.

Зроблена актуалізація генераторів бази ДСС. Відбулося налаштування ролей та глобальної політики AD.

У квітні 2016 року створена система моніторингу доступу до мережі Інтернет, налаштоване активне мережеве обладнання,  вивчена правова складова захисту інформації в державних установах, проводиться методичне супроводження формуванню статистичної звітності суду.

Протягом 1 півріччя 2016 року проведені роботи щодо поширення комп’ютерної мережі – створено 15 додаткових робочих місць для працівників апарату суду.  

Висновки та пропозиції.

 Підводячи підсумок аналізу можна зробити висновок, що протягом 1 півріччя 2016 року обліково-статистична робота у Донецькому окружному адміністративному суді здійснювалася належним чином.  

Для вдосконалення цієї роботи доцільно:

1. Підвищити якість проходження внутрішніх документів суду в автоматизованій системі документообігу суду.
2.  Систематично проводити навчання з працівниками суду, які займаються судовою статистикою, підвищувати рівень їх кваліфікації.
3.  Постійно застосовувати заходи з вдосконалення автоматичного формування статистичної звітності суду в КП «ДСС».

 Відділ аналітичної роботи

та правового забезпечення Донецького окружного

адміністративного суду