АНАЛІЗ обліково-статистичної  роботи за перше півріччя  2024 року

                       Затверджую:

         Голова Донецького окружного

         адміністративного суду

         Андрій ХРИСТОФОРОВ

         02.07.2024

АНАЛІЗ

обліково-статистичної  роботи

за перше півріччя  2024 року

 На виконання плану роботи суду відділом аналітичної роботи та правового забезпечення проаналізовано обліково-статистичну роботу, здійснену судом протягом першого півріччя  2024 року.

1. Реалізація матеріалів перевірок (оперативні наради тощо).

Протягом першого півріччя 2024 року, з метою вдосконалення організації роботи, керівником апарату суду в режимі відеоконференції у програмі Zoom проведені 4 дистанційні наради з помічниками суддів, секретарями судового засідання, секретарями суду, 2 дистанційні наради з начальниками відділів.

 На нарадах обговорювалися питання щодо своєчасності подачі декларацій державними службовцями за 2023 рік, особливостей роботи у дистанційному режимі; своєчасності та повноти внесення інформації до обліково-інформаційної картки системи КП «ДСС»; своєчасності надання інформації по судовому збору до відділу судової статистики та звітності. Особлива увага приділена питанню своєчасності оформлення та направлення справ до судів апеляційної та касаційної інстанцій. Обговорювалися, також, особливості оформлення виконавчих листів, особливості роботи у Єдиній судовій інформаційно – телекомунікаційній системі, оновлення сервісу видачі і пред’явлення виконавчих документів в електронній формі щодо обов’язкового заповнення в АСДС  у формах «Звернення до виконання» (КП «Д-3») або відомості про виконавчий документ (КП «ДСС») платіжних реквізитів для можливості сплати боржником штрафу та судового збору. Також, обговорювались інші загальні організаційні питання діяльності суду,  опрацьовувалися пропозиції до плану роботи суду на друге півріччя 2024 року тощо.

2. Вивчення і запровадження позитивного досвіду, ноу-хау з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку.

Протягом першого півріччя 2024 року в умовах воєнного стану судом:

• застосовано заходи із вдосконалення автоматизованої системи документообігу, оптимізації та автоматизації процесів проходження процесуальних документів, формування документів первинного обліку, обробки документів первинного обліку і формування статистичної звітності;
• проведено оновлення автоматизованої бази даних суду у КП «ДСС» до актуальної версії;
• запроваджено стабільну системну дистанційну роботу суддівського корпусу та апарату суду;
• проведено роботу з вдосконалення функціонування електронних систем суду;
• здійснено профілактичні та планові заходи з підтримки роботи комп’ютерної техніки і мережевого обладнання, супроводження бази даних, оновлення програмного забезпечення до актуальних версій;
• здійснено постійну технічну підтримку комп’ютерної техніки суддів та працівників апарату суду;
• проведено оновлення інформації на сайті Донецького окружного адміністративного суду:
• новини;
• анонси;
• судові повістки;
• показники роботи суду;
• вакансії.

3. Кадрове забезпечення спеціалістами, працівниками, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя (освіта, досвід роботи).

У першому півріччі 2024 року первинний облік та складання звітності про стан здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом здійснювали 4 фахівця суду:

• начальник відділу діловодства та документообігу;
• заступник начальника відділу документообігу та архівної роботи;
• 2 головних спеціаліста відділу судової статистики та звітності.

4. Підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються питаннями судової статистики (прийняття участі у семінарах, конкурсах, заняттях, навчаннях, у тому числі кущових, стажуваннях тощо).

           З 01 по 04 квітня 2024 року начальник відділу діловодства та документообігу в онлайн-режимі через платформу «Zoom» підвищувала кваліфікацію за програмою Національної  школи суддів України «Підготовка начальників та заступників начальників структурних підрозділів апаратів місцевих та апеляційних судів».

Також, протягом першого півріччя 2024 року фахівці суду з питань судової статистики підвищували професійний рівень шляхом самоосвіти, систематично ознайомлювалися зі змінами до КАС України, Закону України «Про судовий збір», Закону України «Про судоустрій і статус суддів». 

5. Аналітична робота, рівень її проведення, результати її реалізації (обговорення на оперативних нарадах, семінарах тощо).

У першому півріччі 2024 року судом проведена наступна аналітична робота:

• проаналізовано обліково-статистичну роботу за 2023 рік;
• проведено огляд стану здійснення правосуддя за 2023 рік;
• проаналізовано роботу зі зверненнями громадян у 2023 році та у першому півріччі 2024 року.

Результати проведеної аналітичної роботи доведено до відома суддів та працівників апарату суду шляхом розміщення текстів у загальній комп’ютерній мережі суду. Також, звітна інформація розміщена на офіційному сайті суду у розділі Показники роботи за посиланням https://adm.dn.court.gov.ua/sud0570 .

Також, у першому півріччі 2024 року систематично опрацьовувалися та надавалися відповіді на звернення громадян, запити юридичних і фізичних осіб, заяви про надання публічної інформації  тощо.   

 Протягом звітного періоду у суді постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи.

Для отримання відомостей, необхідних для розгляду адміністративних справ, у суді організований оперативний доступ до державних реєстрів.  

6. Планування роботи суду, стан виконання планів роботи. Складання та ведення номенклатурних справ, організація роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

З метою належної організації роботи суду шляхом визначення сукупності організаційних заходів з основних напрямків його роботи та дотримання строків їх виконання розроблено та затверджено Положення про планування роботи суду.  

             План роботи суду складається на півріччя та затверджується у встановленому порядку головою суду. План роботи суду на перше півріччя 2024 року затверджений 26.12.2023.  

             Загальний контроль стану виконання плану роботи суду здійснює керівник апарату суду. Після повного виконання запланованого заходу керівник апарату проставляє у відповідній графі оригіналу плану відмітку  про виконання із зазначенням дати та вихідного номера відповідного документа або дати виконання та номеру номенклатурної справи, в якій зберігаються відповідні матеріали, наведений запис посвідчує своїм підписом.  

            Стан виконання плану роботи суду за попередній плановий період аналізується та розглядається на оперативній нараді суддів.

Для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання у суді складена номенклатура справ. Відповідальним за складання номенклатури справ є відділ  документообігу та архівної роботи за участю архіву суду. 

Номенклатура справ суду на 2024 рік схвалена та запроваджена відповідним протоколом ЕК, затверджена у встановленому порядку головою суду.

Ведення номенклатурних справ здійснюється належним чином відповідно до вимог чинної Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних  установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації № 168 від 15.12.2011, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерством юстиції України №1000/05 від 18.06.2015. Усі журнали суду внесені до номенклатури справ.

            Відповідно до плану роботи суду у 1 півріччі першого півріччя 2024 року архівом суду здійснювався контроль за формуванням справ тимчасового зберігання, а також станом зберігання та правильністю оформлення описів справ постійного і тривалого зберігання.

Згідно з приписами Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, наказом голови суду від 10.12.2015 № 33/1-г затверджене Положення про експертну комісію у Донецькому окружному адміністративному суді. Наказом голови суду від 26.12.2019 № 91/1-г затверджено склад експертної комісії Донецького окружного адміністративного суду. Метою діяльності експертної комісії є  організація і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву, у зоні комплектування якої вона перебуває. ЕК суду працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

На виконання плану роботи Донецького окружного адміністративного суду проаналізована робота зі зверненнями громадян у першому півріччі 2024 року.

У ході аналізу встановлено, що вказана робота організована та здійснюється у суді відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019                  № 814.

Проблемним питанням в роботі залишається недотримання заявниками вимог Закону України «Про звернення громадян» при оформленні звернень до суду.

Також, під час використання електронної форми звернення, розміщеної на сайті суду, не враховуються роз’яснення щодо її заповнення.  

Протягом першого півріччя 2024 року до суду надійшло 46 звернень та заяв громадян, що на 5 звернень менше у порівнянні з аналогічним періодом 2023 року, у якому до суду надійшло 51 звернення. 

У ході дослідження тематики звернень першого півріччя 2024 року встановлено наступне:

- 9 звернень містили прохання про надання інформації стосовно руху чи стану розгляду адміністративної справи ( 11 - за аналогічний період минулого року);

- 10 звернень про видачу копії судового рішення, копії ухвали суду або виконавчого листа за рішенням суду, яке набуло чинності ( 20 - за аналогічний період минулого року);

- 5 звернень щодо  примусового  виконання рішення суду (2 - за аналогічний період минулого року);

- 3 звернення про порядок подання позову до суду (1 - за аналогічний період минулого року);

- 5 звернень щодо реєстрації позовних заяв у суді (3 - за аналогічний період минулого року);

- 2  звернення про поновлення пропущеного строку;

- 8  звернень стосовно добровільного виконання рішення суду;

- 1  звернення щодо проведення службового розслідування;

- 1 звернення по роботу Електронного кабінету підсистеми «Електронний суд»;

- 2 звернення з інших питань (5 - за аналогічний період минулого року).

Звернення громадян, які надходили до суду, розглянуті з дотриманням термінів, передбачених ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» та опрацьовані у повному обсязі. Випадків направлення звернень до інших організацій за належністю не виявлено.  

Протягом першого півріччя 2024 року до суду надійшло та розглянуто 9 запитів від адвокатів.

Їх кількість у першому півріччі 2024 року зменшилася  на 23 запита у  порівнянні з першим півріччям 2023 року, коли до суду надійшло та розглянуто 32 таких запити.

Адвокатські запити  у першому півріччі 2024 року стосувались питань реєстрації позовних заяв, стану розгляду справ, видачі копій судових рішень, виконавчих листів,  результатів виконання судових рішень у певних справах тощо.

У Донецькому окружному адміністративному суді організована робота із запитами на отримання публічної інформації.

Протягом першого півріччя 2024 року до суду надійшло 13 запитів на отримання публічної інформації, що більше на 5 запитів  ніж у першому півріччі 2023 року, коли до суду надійшло 8  таких запитів.

Вказані запити  надходили як безпосередньо від заявників, так і за переадресацією   з ДСА України, ТУ ДСА України в Донецькій області.

Тематика запитуваної інформації відрізнялася від запитів за аналогічний період минулого року. Зокрема, заявників цікавила інформація про:

• кількість виготовлених знаків «СУДДЯ УКРАЇНИ», облік  таких нагрудних знаків та процедура списання нагрудного знаку судді;
• відомості про кількість суддів у яких відсутні повноваження з відправлення правосуддя та розмірів їх суддівської винагороди;
• рух адміністративної справи;
• статистичні дані роботи суду, які містять  інформацію по справах та матеріалах за 2023 рік;
• показники роботи суду за 2021 та 2022 роки;
• чисельність суддівського корпусу суду за 2022,2023 та 2024 роки;
• актуальність контактних даних на офіційному вебсайті суду; 
• видатки на оплату праці працівникам апарату суду у грудні 2023 року;
• призупинення дії трудового договору відповідно до ст.13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»;
• оголошення простою у роботі суду;
• суддів, у тому числі і суддів-жінок, які працюють на умовах неповного робочого тижня або поєднують роботу у суді з викладацькою, науковою або творчою діяльністю та інше.

У порівнянні, у першому півріччі 2023 року більшість запитів стосувалася питань  встановлення судового контролю за виконанням судових рішень за ст. 382 КАС України;  обрання голови суду та його заступників; територіальності, спеціалізації, інстанційності суду та повноважень судів першої інстанції; розмірів суддівської винагороди; відомостей про кількість суддів, що отримують доплату за наукову ступінь та інше.

7. Впровадження в адміністративних судах комп’ютерного забезпечення, програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів.

    У першому півріччі 2024 року:

• проведено актуалізацію генераторів бази КП «ДСС»;
• налаштовано ролі та глобальну політику AD;
• організовано підтримку системи моніторингу доступу до мережі Інтернет;
• здійснено контроль системи бронювання відеоконференцзв'язку;
• вивчено правову складову захисту інформації в державних установах;
• налаштовано комп’ютерну техніку;
• проведено роботу з підтримки комп’ютерної мережі суду;
• проведено адміністрування офіційного сайту суду на вебпорталі «Судова влада України».

У суді використовуються наступні вдосконалення програмного забезпечення КП «ДСС»:

• доведено до актуального стану шаблони КП «ДСС»;
• актуалізовано спеціалізовані довідки для спрощення роботи зі статистичними картками та картками справи для відділу судової статистики та звітності;
• надано допомогу у формуванні статистичної звітності.

Висновки та пропозиції.

Підводячи підсумок аналізу можна зробити висновок, що протягом першого півріччя 2024 року обліково-статистична робота у Донецькому окружному адміністративному суді здійснювалася належним чином.  

Для вдосконалення цієї роботи доцільно:

1. Контролювати якість первинної реєстрації та проходження внутрішніх документів суду в автоматизованій системі документообігу суду.
2. Контролювати своєчасність внесення відповідальними працівниками суду відомостей до статистичних карток та відомостей до КП «ДСС».
3. Постійно застосовувати заходи з вдосконалення автоматичного формування статистичної звітності суду в КП «ДСС».

Відділ аналітичної роботи та правового забезпечення

Донецького окружного адміністративного суду