АНАЛІЗ обліково-статистичної роботи за 2024 рік

Затверджую:

Голова Донецького окружного

адміністративного суду

Олена КОШКОШ

03.01.2025

АНАЛІЗ

обліково-статистичної  роботи

за  2024 рік

На виконання плану роботи суду відділом аналітичної роботи та правового забезпечення проаналізовано обліково-статистичну роботу, здійснену судом протягом  2024 року.

1. Реалізація матеріалів перевірок (оперативні наради тощо).

У 2024 році керівником апарату з метою вдосконалення організації роботи суду проведено у режимі відеоконференції (в програмі Zoom) 8 дистанційних нарад з помічниками суддів, секретарями судового засідання, секретарями суду, а також 2 наради з начальниками відділів.

На нарадах обговорили  питання про:

• своєчасність подачі декларацій державними службовцями за 2023 рік;
• особливості роботи суду у дистанційному режимі;
• повноту внесення інформації до обліково-інформаційних карток по справам у КП «ДСС»;
• своєчасність надання до відділу судової статистики та звітності інформації про судовий збір;
• правильність формування та направлення справ до судів апеляційної та касаційної інстанцій;
• особливості роботи у Єдиній судовій інформаційно – телекомунікаційній системі;
• особливості оформлення виконавчих листів;
• оновлення сервісу видачі і пред’явлення виконавчих документів в електронній формі щодо обов’язкового заповнення в АСДС у формах «Звернення до виконання» (КП «Д-3») або відомості про виконавчий документ (КП «ДСС») платіжних реквізитів для можливості сплати боржником штрафу та судового збору;
• внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (наказ ДСА України № 287 від 15.07.2014), а саме до розділу ХІХ «Звернення судових рішень до примусового виконання». Разом з цим обговорювалася інформація про механізм видачі, отримання та пред’явлення виконавчих листів в електронному вигляді, а також розглянуті надані Методичні роз’яснення щодо заповнення відомостей ВД та обов’язкових полів.

          Доведені до відома апарату листи ДСА України  № 15-16055/24 від 12.08.2024 щодо безпеки кіберінцидентів  та  № 15-19129/24 від 27.09.2024 щодо посилення контролю за обмеженим використанням на автоматизованих робочих місцях месенджера Telegram.

Обговорені також загальні організаційні питання діяльності суду, у тому числі опрацьовувалися пропозиції до плану роботи суду на 2025 рік тощо.

2. Вивчення і запровадження позитивного досвіду, ноу-хау з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку.

Протягом 2024 року в умовах воєнного стану судом:

• застосовано заходи із вдосконалення автоматизованої системи документообігу, оптимізації та автоматизації процесів проходження процесуальних документів, формування документів первинного обліку, обробки документів первинного обліку і формування статистичної звітності;
• систематично проводилося оновлення автоматизованої бази даних суду у КП «ДСС» до актуальної версії;
• запроваджена стабільна системна дистанційна робота суддівського корпусу та апарату суду;
• проведена робота з вдосконалення функціонування електронних систем суду;
• здійснено профілактичні та планові заходи з підтримки роботи комп’ютерної техніки і мережевого обладнання, супроводження бази даних, оновлення програмного забезпечення до актуальних версій;
• здійснена постійна технічна підтримка комп’ютерної техніки суддів та працівників апарату суду;
• проведено оновлення інформації на сайті Донецького окружного адміністративного суду:
• новини,
• анонси,
• судові повістки,
• показники роботи суду,
• вакансії.

3. Кадрове забезпечення спеціалістами, працівниками, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя (освіта, досвід роботи).

Первинний облік та складання звітності про стан здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом здійснювали: начальник відділу документообігу та архівної роботи, заступник начальника відділу документообігу та архівної роботи та головні спеціалісти відділу судової статистики та звітності (на одного з яких покладені обов’язки за вакантною посадою державної служби – начальника відділу судової статистики та звітності).

4. Підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються питаннями судової статистики (прийняття участі у семінарах, конкурсах, заняттях, навчаннях, у тому числі кущових, стажуваннях тощо).

           З 01 по 04 квітня 2024 року начальник відділу діловодства та архівної роботи в онлайн-режимі через платформу «Zoom» підвищувала кваліфікацію за програмою Національної  школи суддів України «Підготовка начальників та заступників начальників структурних підрозділів апаратів місцевих та апеляційних судів».

          16 вересня 2024 року один з головних спеціалістів відділу судової статистики та звітності брала участь у семінарі «Стандарти державної мови в юридичному дискурсі»   в онлайн-режимі через платформу «Zoom».

З 21 по 24 жовтня 2024 року співробітники відділу судової статистики та звітності через платформу «Zoom» підвищували кваліфікацію за програмою підготовки та підвищення рівня кваліфікації за стандартизованою програмою спеціалістів судової статистики та спеціалістів з аналітичної роботи місцевих та апеляційних судів, в онлайн-режимі.

Також, протягом першого півріччя 2024 року фахівці суду з питань судової статистики підвищували професійний рівень шляхом самоосвіти, систематично ознайомлювалися зі змінами до КАС України, Закону України «Про судовий збір», Закону України «Про судоустрій і статус суддів». 

5. Аналітична робота, рівень її проведення, результати її реалізації (обговорення на оперативних нарадах, семінарах тощо).

Судом проведена наступна аналітична робота:

• проаналізована обліково-статистична робота суду за 2023 рік та перше півріччя 2024 року
• проведений огляд стану здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом за 2023 рік;
• проаналізована робота зі зверненнями громадян у першому півріччі та 2024 році.

Результати проведеної аналітичної роботи доводилися до відома суддів та працівників апарату суду шляхом розміщення текстів у загальній комп’ютерній мережі суду. Також, звітна інформація розміщена на офіційному сайті суду у розділі «Показники роботи» за посиланням https://adm.dn.court.gov.ua/sud0570 .

Судом систематично опрацьовувалися та надавалися відповіді на звернення громадян, запити юридичних і фізичних осіб, заяви про надання публічної інформації,  тощо, постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи.

Протягом звітного періоду у суді постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи.

Для отримання відомостей, необхідних для розгляду адміністративних справ, у суді організований оперативний доступ до державних реєстрів.  

6. Планування роботи суду, стан виконання планів роботи. Складання та ведення номенклатурних справ, організація роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

З метою належної організації роботи Донецького окружного адміністративного суду шляхом визначення сукупності організаційних заходів з основних напрямків його роботи та дотримання строків їх виконання розроблено та затверджено Положення про планування роботи суду.  

            План роботи суду складається на півріччя та затверджується у встановленому порядку головою суду. Так, план роботи суду на перше півріччя 2024 року був затверджений 26.12.2024, план роботи на друге півріччя 2024 року – 26.06.2024. На перше півріччя 2025 року план роботи суду затверджений головою суду 19.12.2024.  

             Загальний контроль стану виконання плану роботи суду здійснює керівник апарату суду. Після повного виконання запланованого заходу керівник апарату проставляє у відповідній графі оригіналу плану відмітку про виконання із зазначенням дати та вихідного номера відповідного документа або дати виконання та номеру номенклатурної справи, в якій зберігаються відповідні матеріали, наведений запис посвідчує своїм підписом.  

            Стан виконання плану роботи суду за попередній плановий період аналізується та розглядається на оперативній нараді суддів.

Для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання у суді складена номенклатура справ. Відповідальним за складання номенклатури справ є відділ  документообігу та архівної роботи за участю архіву суду. 

Номенклатура справ суду на 2025 рік була схвалена та запроваджена відповідним протоколом ЕК, затверджена у встановленому порядку головою суду.

Ведення номенклатурних справ здійснюється належним чином відповідно до вимог чинної Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних  установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації № 168 від 15.12.2011 зі змінами та доповненнями, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерством юстиції України №1000/05 від 18.06.2015. Усі журнали суду внесені до номенклатури справ.

            Відповідно до плану роботи суду на  2024 рік архівом суду здійснювався контроль за формуванням справ тимчасового зберігання, а також за станом зберігання та правильністю оформлення описів справ постійного і тривалого зберігання.

Згідно з приписами Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, наказом голови суду від 10.12.2015 № 33/1-г затверджене Положення про експертну комісію у Донецькому окружному адміністративному суді. Наказом голови суду від 26.12.2019 № 91/1-г затверджено склад експертної комісії Донецького окружного адміністративного суду. Метою діяльності експертної комісії є організація і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву, у зоні комплектування якої вона перебуває. ЕК суду працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

На виконання плану роботи Донецького окружного адміністративного суду проаналізована робота зі зверненнями громадян за 2024 рік.

У ході аналізу встановлено, що вказана робота організована та здійснюється у суді відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019                  № 814.

Проблемними питаннями в роботі залишається недотримання заявниками вимог Закону України «Про звернення громадян» при оформленні звернень до суду та під час використання електронної форми звернення, розміщеної на сайті суду, не враховуються роз’яснення щодо її заповнення.  

Протягом  2024 року до суду надійшло 103 звернення та заяви громадян, що на 10  звернень більше у порівнянні з аналогічним періодом 2023 року, у якому до суду надійшло 93 звернення. 

У ході дослідження тематики звернень  2024 року встановлено наступне:

-16 звернень містить прохання про надання інформації стосовно руху чи стану розгляду адміністративної справи (20 - за аналогічний період минулого року);

-29 звернень про видачу копії судового рішення, копії ухвали суду або виконавчого листа за рішенням суду, яке набуло чинності ( 29 - за аналогічний період минулого року);

-11звернень щодо примусового  виконання рішення суду (5-за аналогічний період минулого року);

- 11 звернень стосовно добровільного виконання рішення суду;

- 9 звернень щодо реєстрації позовних заяв у суді (5 - за аналогічний період минулого року);

- 4 звернення про порядок подання позову до суду (2 - за аналогічний період минулого року);

- 4 звернення з інших питань (11 - за аналогічний період минулого року);

- 3 звернення про роботу Електронного кабінету підсистеми «Електронний суд»;

- 2 звернення про надання роз’яснень щодо повернення судового збору (5 - за аналогічний період минулого року);

- 2 звернення про поновлення пропущеного строку;

- 2 звернення стосовно реєстрації  заяв  по справі у суді;

- 1 звернення щодо проведення службового розслідування;

- 1 звернення стосовно роз’яснення  судового рішення;

- 1 звернення щодо участі адвоката у справах, що перебували в провадженні суду;

- 1 звернення про заміну способу виконання рішення суду;

- 1 звернення стосовно автоматизованого розподілу справ у суді;

- 1 звернення про ухвалення додаткового рішення суду у справі;    

- 1 звернення щодо знеособлення даних на сайті суду;

- 1 звернення щодо долучення до обговорення тез на підтримку вимог касаційних скарг;

- 1 звернення про апеляційне оскарження рішення суду;

- 1  звернення щодо надходження справи з іншого суду.

Звернення громадян розглянуті з дотриманням термінів, передбачених ст. 20 Закону України «Про звернення громадян», та опрацьовані у повному обсязі, за належністю до інших організацій не направлялись.

Протягом 2024 року до суду надійшло та розглянуто 19 запитів від адвокатів.

Їх кількість у 2024 році зменшилась на 40 запитів у  порівнянні з 2023 роком, коли до суду надійшло та розглянуто 59 таких запитів.

Запити адвокатів у 2024 році стосувались питань: реєстрації позовних заяв, стану розгляду справ, видачі копій судових рішень, виконавчих листів, результатів виконання судових рішень у певних справах, передачі адміністративних справи, тощо.

У Донецькому окружному адміністративному суді організована робота із запитами на отримання публічної інформації.

Загальним проблемним питанням при опрацюванні запитів є невідповідність більшості з них приписам Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Ускладнює роботу електронна форма «Запиту на отримання публічної інформації», що розміщена на вебпорталі «Судова влада України». Переважна більшість запитів, які надходять до суду за цією формою, не мають відношення до надання публічної інформації за Законом України «Про доступ до публічної інформації» і повинні розглядатися у межах законодавства про звернення громадян, яке передбачає інші строки розгляду. Заявники у цих запитах, розуміючи п’ятиденний термін отримання відповіді, звертаються з питань про стан розгляду їх позову, рух адміністративної справи тощо. Відкритість адміністративної справи гарантована статтею 11 КАС України. Тому питання, пов’язані з відкритістю справи, розглядаються  за чинним процесуальним законодавством, а не за Законом України «Про доступ до публічної інформації», про що суд змушений постійно повідомляти заявникам.

Протягом 2024 року до суду надійшов 31 запит на отримання публічної інформації.

Вказані запити  надходили як безпосередньо від заявників, так і за переадресацією   з ДСА України, ТУ ДСА України в Донецькій області.

У порівнянні з 2023 роком (надійшло 11 запитів) у 2024 році спостерігається збільшення кількості надходження таких запитів у 2,8 разів.  

Тематика запитуваної інформації у 2024 році суттєво відрізняється від запитів за  минулий рік. Зокрема, заявників цікавила інформація: про перелік вакантних посад; автоматизований розподіл справ між суддями; відомості про відпустки, відрядження та тимчасову непрацездатність суддів;  основні показники здійснення судочинства за січень-вересень 2024;  середні  показники навантаження у суді; про найменування суду; код суду; місцезнаходження суду; підключення залів суду до відеоконференцзв'язку та кількість таких залів; про передачу адміністративних справ ліквідованого ОАС міста Києва; про  суддів, які направлялися впродовж 2023-2024 років у відрядження за кордон; про участь суддів у роботі Міжнародного форуму «Rebirth of Ukraine» з розгляду ключових питань щодо економічного відновлення та посилення інфраструктури;  про спеціалізацію суддів; про перелік діючих суддів та помічників суддів, які за ними закріплені; про відкриті вакансії у суді; витрачені кошти з державного бюджету на суддівську винагороду суддям в період з 01.01.2024 по 23.12.2024  та кошти з державного бюджету, які  плануються витратити у період з 01.01.2025 по 31.01.2025 на доплати до посадового окладу суддям; про кількість  виготовлених знаків «СУДДЯ УКРАЇНИ», облік таких нагрудних знаків та процедура списання нагрудного знаку судді; відомості про кількість суддів у яких відсутні повноваження з відправлення правосуддя та розмірів їх суддівської винагороди; про рух адміністративної справи; про статистичні дані  роботи суду, які містять  інформацію по справах та матеріалах за 2023 рік; показники роботи суду за 2021 та 2022 роки; чисельність суддівського корпусу суду за 2022, 2023 та 2024 роки; про актуальність контактних даних  на офіційному вебсайті суду; про видатки на  оплату праці працівникам апарату суду у грудні 2023 року; про призупинення дії трудового договору відповідно до ст.13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»; про оголошення простою у роботі суду; про суддів, у тому числі і суддів-жінок, які працюють на умовах неповного робочого тижня або поєднують роботу у суді з викладацькою, науковою або творчою діяльністю та інше.

У  2023 році заявників переважно цікавила інформація: про застосування судового контролю за виконанням судових рішень, відповідно до ст. 382 КАСУ;  обрання голови суду та його заступників; територіальності, спеціалізації, інстанційності та повноважень судів першої інстанції; розмірів суддівської винагороди; відомостей про кількість суддів, що отримують доплату за наукову ступінь; про передачу адміністративної справи на розгляд іншого адміністративного суду; про службове відрядження суддів за кордон; про наявність окремої посади виконавця з військового обліку та мобілізаційної роботи у штатному розписі суду та отримання таким державним службовцем додаткових доплат та інше.

7. Впровадження в адміністративних судах комп’ютерного забезпечення, програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів.

За звітний період відділом інформаційних технологій та адміністративних послуг:

• проведено актуалізацію генераторів бази КП «ДСС»;
• налаштовано ролі та глобальну політику AD;
• організована підтримка системи моніторингу доступу до мережі Інтернет;
• здійснено контроль системи бронювання відеоконференцзв'язку;
• вивчено правову складову захисту інформації в державних установах;
• налаштовано комп’ютерну техніку;
• проведено роботу з підтримки комп’ютерної мережі суду;
• проведено адміністрування офіційного сайту суду на вебпорталі «Судова влада України.

У суді використовуються наступні вдосконалення програмного забезпечення КП «ДСС»:

• доведено до актуального стану шаблони КП «ДСС»;
• актуалізовано спеціалізовані довідки для спрощення роботи зі статистичними картками та картками справи для відділу судової статистики та звітності;
• надано допомогу у формуванні статистичної звітності.

Висновки та пропозиції.

Підводячи підсумок аналізу можна зробити висновок, що протягом 2024 року обліково-статистична робота у Донецькому окружному адміністративному суді здійснювалася належним чином.  

Для вдосконалення цієї роботи доцільно:

1. Контролювати якість первинної реєстрації та проходження внутрішніх документів суду в автоматизованій системі документообігу суду.
2. Контролювати своєчасність внесення відповідальними працівниками суду відомостей до статистичних карток та відомостей до КП «ДСС».
3. Постійно застосовувати заходи з вдосконалення автоматичного формування статистичної звітності суду в КП «ДСС».
4. Систематично проводити навчання з працівниками суду, підвищувати рівень їх кваліфікації.

Відділ аналітичної роботи та правового забезпечення Донецького окружного адміністративного суду