АНАЛІЗ обліково-статистичної роботи у Донецькому окружному адміністративному суді за 1 півріччя 2022 року

АНАЛІЗ

обліково-статистичної  роботи у Донецькому окружному

 адміністративному суді за 1 півріччя 2022 року

 На виконання плану роботи суду відділом аналітичної роботи та правового забезпечення проаналізовано обліково-статистичну роботу, здійснену судом  протягом 1 півріччя 2022 року.

1. Реалізація матеріалів перевірок (оперативні наради тощо).

Протягом звітного періоду, з метою підвищення якості роботи, керівником апарату суду проводилися наради з помічниками суддів, секретарями судового засідання, секретарями суду, начальниками відділів.

Протягом 1 півріччя 2022 року проведені

2 наради у приміщенні суду у м. Слов’янську (18.01.2022, 25.02.2022), на яких заслухано 5 питань, у тому числі про:

• своєчасність подачі електронних декларацій державними службовцями суду;
• неухильне дотримання трудової дисципліни і правил поведінки працівниками

апарату;

• своєчасність направлення судових рішень до ЄДРСР;
• дистанційний порядок роботи за наказом голови суду від 25.02.2022.

Також, проведені 2 дистанційні наради з начальниками відділів (травень, червень 2022 року), на яких обговорювалися організаційні питання роботи суду  у дистанційному режимі; внесення інформації до обліково-інформаційної картки системи КП «ДСС» згідно з текстом позову; своєчасність надання інформації по судовому збору до відділу судової

статистики та звітності.

Обговорені загальні організаційні питання діяльності.

2. Вивчення і запровадження позитивного досвіду, ноу-хау з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку.

Протягом 1 півріччя 2022 року, в умовах введеного 24.02.2022 в Україні воєнного стану, суд застосовував заходи із вдосконалення автоматизованої системи документообігу, оптимізації та автоматизації процесів проходження процесуальних документів, формування документів первинного обліку, обробки документів первинного обліку і формування статистичної звітності. Проведено оновлення автоматизованої бази даних суду у КП «ДСС» до актуальної версії. Запроваджено дистанційну системну роботу суддівського корпусу та апарату суду.

Проведена робота з відновлення і вдосконалення функціонування електронних систем суду, здійснювались профілактичні та планові заходи з підтримки роботи комп’ютерної техніки і мережевого обладнання, супроводження бази даних, оновлення програмного забезпечення до актуальних версій.

  Протягом звітного періоду проведено оновлення інформації  на сайті Донецького окружного адміністративного суду:

• новини,
• анонси,
• судові повістки,
• показники роботи суду,
• вакансії.

3. Кадрове забезпечення спеціалістами, працівниками, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя (освіта, досвід роботи).

У 1 півріччі 2022 року первинний облік та складання звітності про стан здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом здійснювали  начальник відділу діловодства та документообігу (на посаді працює з  01.10.2019), начальник відділу судової статистики та звітності (на посаді працює з 14.01.2015) і головний спеціаліст  відділу судової статистики та звітності (на посаді працює з 22.05.2018).

4. Підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються питаннями судової статистики (прийняття участі у семінарах, конкурсах, заняттях, навчаннях, у тому числі кущових, стажуваннях тощо).

Протягом першого півріччя 2022 року фахівці суду з питань судової статистики систематично підвищували власний професійний рівень шляхом самоосвіти.

5. Аналітична робота, рівень її проведення, результати її реалізації (обговорення на оперативних нарадах, семінарах тощо).

У   1 півріччі 2022 року судом проведена наступна аналітична робота:

• проаналізована обліково-статистична робота суду за 2021 рік;
• проведений огляд стану здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом за 2021 рік;
• проаналізована робота зі зверненнями громадян у 2021 році та 1 півріччі 2022 року.    

Результати аналітичної роботи, проведеної у суді, доводилися до відома суддів та працівників апарату суду шляхом розміщення текстів у загальній комп’ютерній мережі суду.

Також, протягом 1 півріччя 2022 року систематично опрацьовувалися та надавалися відповіді на звернення громадян, запити юридичних і фізичних осіб про надання публічної інформації, надавалися роз’яснення юридичним особам тощо.   

 Протягом звітного періоду у суді постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи.  

6. Планування роботи суду, стан виконання планів роботи. Складання та ведення номенклатурних справ, організація роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

З метою належної організації роботи Донецького окружного адміністративного суду шляхом визначення сукупності організаційних заходів з основних напрямків його роботи та дотримання строків їх виконання розроблено та затверджено Положення про планування роботи суду.  

             План роботи суду складається на півріччя та затверджується у встановленому порядку головою суду.

             Загальний контроль стану виконання плану роботи суду здійснює керівник апарату суду. Після повного виконання запланованого заходу керівник апарату проставляє у відповідній графі оригіналу плану відмітку  про виконання із зазначенням дати та вихідного номера відповідного документа або дати виконання та номеру номенклатурної справи, в якій зберігаються відповідні матеріали, наведений запис посвідчує своїм підписом.  

            Стан виконання плану роботи суду за попередній плановий період аналізується та розглядається на оперативній нараді суддів та апарату при голові суду.

Для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання у суді складена номенклатура справ. Відповідальним за складання номенклатури справ є відділ  документообігу та архівної роботи за участю архіву суду. 

Номенклатура справ суду на 2022 рік схвалена та запроваджена відповідним протоколом ЕК, затверджена у встановленому порядку головою суду.

Ведення номенклатурних справ здійснюється належним чином відповідно до вимог чинної Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних  установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації № 168 від 15.12.2011, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерством юстиції України №1000/05 від 18.06.2015. Усі журнали суду внесені до номенклатури справ.

            Відповідно до плану роботи суду у 1 півріччі 2022 року архівом суду здійснювався контроль за формуванням справ тимчасового зберігання, а також станом зберігання та правильністю оформлення описів справ постійного і тривалого зберігання.

Згідно з приписами Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, наказом голови суду від 10.12.2015 № 33/1-г затверджене Положення про експертну комісію у Донецькому окружному адміністративному суді. Наказом голови суду від 06.10.2016 № 24/1-г затверджено склад експертної комісії Донецького окружного адміністративного суду. Метою діяльності експертної комісії є  організація і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву, у зоні комплектування якої вона перебуває. ЕК суду працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

На виконання плану роботи Донецького окружного адміністративного суду була проаналізована робота зі зверненнями громадян у 1 півріччі 2022 року.

У ході аналізу встановлено, що вказана робота організована та здійснюється у суді відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019                  № 814.

Проблемним питанням в роботі є недотримання заявниками вимог Закону України «Про звернення громадян» при оформленні звернень до суду.

Крім того, заявники при використанні електронної форми звернення, розміщеної на сайті суду, не враховують роз’яснення щодо її заповнення. Зокрема, суд у роз’ясненні звертає увагу громадян, які заповнюють «Електронну форму звернення», що Закон України "Про звернення громадян" регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

Статтею 5 цього Закону визначені обов’язкові вимоги щодо оформлення звернення. Зокрема встановлено, що у письмовому зверненні вказується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, а потім викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції чи заяви. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати, а в електронному додатково зазначається електронна поштова адреса, на яку заявник отримає відповідь установи.

За статтею 7 Закону обов'язковому прийняттю та розгляду підлягають звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку.  

Водночас, відповідно до частини 8 статті 5 Закону звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження.

Протягом І півріччя 2022 року до суду надійшло 125 звернень громадян, що на 41  більше у порівнянні з аналогічним періодом 2021 року, у якому до суду надійшло 84 звернення. 

У ході дослідження їх тематики встановлено наступне:

- 39  звернень містили прохання про надання інформації стосовно руху чи стану розгляду адміністративної справи (26 - за аналогічний період минулого року);

- 34  про видачу копії судового рішення, копії ухвали суду, виконавчого листа (32 - за аналогічний період минулого року);

- 20 щодо дати набрання законної сили рішенням або ухвалою суду;

- 9 про порядок звернення за захистом порушеного права до адміністративного суду (3 - за аналогічний період 2021 року);

- 1 про надання роз’яснень щодо повернення судового збору (2 - за аналогічний період минулого року);

- 5  про дату реєстрації у суді апеляційної скарги та направлення справи до суду апеляційної інстанції (1 - за аналогічний період минулого року);  

- 2 про виправлення описки в рішенні суду чи виконавчому листі (4 - за аналогічний період минулого року); 

- 2   щодо розміщення судових рішень у ЄДРСР;

- 4   щодо невиконання рішення суду (5 - за аналогічний період минулого року);

- 6  щодо надання правової допомоги;

- 3 з інших питань(5 -за аналогічний період минулого року). 

        Протягом І півріччя 2022 року переважна більшість звернень надійшла в електронному вигляді.          

        Звернення громадян, які надходили до суду, були розглянуті з дотриманням термінів, передбачених ст. 20 Закону України «Про звернення громадян», опрацьовані у повному обсязі. Випадків направлення звернень до інших організацій за належністю не виявлено.

У Донецькому окружному адміністративному суді організована робота із запитами на отримання публічної інформації.

Загальним проблемним питанням при опрацюванні запитів є невідповідність більшості з них приписам Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Ускладнює роботу електронна форма «Запиту на отримання публічної інформації», що розміщена на вебпорталі «Судова влада України», у розділі «Суди», на головній сторінці кожного суду. Слід зауважити, що переважна більшість запитів, які надходять за цією формою до суду не мають відношення до надання публічної інформації за Законом України «Про доступ до публічної інформації». Заявники у цих запитах, розуміючи п’ятиденний термін отримання відповіді, у більшості випадків звертаються із запитами про стан розгляду їх позову або рух адміністративної справи.

Статтею 11 КАС України, яка гарантує відкритість адміністративної справи, встановлено, що ніхто не може бути позбавлений права на інформацію про дату, час і місце розгляду своєї справи або обмежений у праві отримання в суді усної або письмової інформації про результати розгляду його судової справи. Будь-яка особа, яка не є учасником справи, має право на доступ до судових рішень у порядку, встановленому законом.

Проте, цей порядок регулюється не Законом України «Про доступ до публічної інформації», а виключно чинним процесуальним законодавством, про що суд вимушений додатково повідомляти заявникам.

Протягом І півріччя 2022 року до суду надійшло 18 запитів на отримання публічної інформації.

У  порівнянні   з   аналогічним періодом 2021  року  спостерігається  тенденція зменшення  кількості надходження інформаційних запитів на 34. Зокрема, у І півріччі 2021 року до суду надійшло 52  інформаційних запита.

Тематика запитуваної інформації у І півріччі 2022 році відрізняється від аналогічного звітного періоду минулого року. У  більшості запитів порушувалися питання: про рух адміністративної справи, стан розгляду адміністративного позову, дату набрання рішенням суду законної сили, видачі  копії судового рішення, видачі виконавчого листа. 

У І півріччі 2021 року заявників переважно цікавила інформація про чисельність апарату суду, розмір заробітної плати, розміри отриманих премій та надбавок, розміри суддівської винагороди та ін. 

Підводячи підсумок аналізу можна зробити висновок про належний рівень організації та здійснення роботи зі зверненнями громадян у Донецькому окружному адміністративному суді.

7. Впровадження в адміністративних судах комп’ютерного забезпечення, програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів.

У 1 півріччі 2022 року зроблена актуалізація генераторів бази КП «ДСС». Відбулося налаштування ролей та глобальної політики AD. Організована підтримка системи моніторингу доступу до мережі Інтернет, контроль системи бронювання відеоконференцзв'язку. Вивчена правова складова захисту інформації в державних установах.

Систематично, протягом півріччя проводяться налаштування комп’ютерної техніки. Проведена робота з поширення комп’ютерної мережі – створені нові робочі місця для працівників суду.  Систематично проводилось адміністрування офіційного сайту суду на вебпорталі «Судова влада України».

У суді використовуються наступні вдосконалення: програмного забезпечення КП «ДСС»:

• доведені до актуального стану шаблони КП «ДСС»;
• створені спеціалізовані довідки для спрощення роботи зі статистичними картками та картками справи для відділу судової статистики та звітності;
• надавалася допомога у формуванні статистичної звітності.

Висновки та пропозиції.

Підводячи підсумок аналізу можна зробити висновок, що протягом 1 півріччя 2022 року обліково-статистична робота у Донецькому окружному адміністративному суді здійснювалася належним чином.  

Для вдосконалення цієї роботи доцільно:

1. Контролювати якість первинної реєстрації та проходження внутрішніх документів суду в автоматизованій системі документообігу суду.
2. Контролювати своєчасність внесення відповідальними працівниками суду відомостей до статистичних карток та відомостей до КП «ДСС».
3. Проводити навчання з працівниками суду, які займаються судовою статистикою, підвищувати рівень їх кваліфікації.
4. Постійно застосовувати заходи з вдосконалення автоматичного формування статистичної звітності суду в КП «ДСС».

Відділ аналітичної роботи

та правового забезпечення Донецького окружного

адміністративного суду