АНАЛІЗ обліково-статистичної  роботи за І півріччя 2025 року

Затверджую:

Голова Донецького окружного

адміністративного суду

_______________Олена КОШКОШ

01.07.2025

АНАЛІЗ

обліково-статистичної  роботи

за І півріччя 2025 року

На виконання плану роботи суду відділом аналітичної роботи та правового забезпечення проаналізовано обліково-статистичну роботу, здійснену судом протягом  І півріччя 2025 року.

1. Реалізація матеріалів перевірок (оперативні наради тощо).

За І півріччя 2025 року керівником апарату з метою вдосконалення організації роботи суду проведено у режимі відеоконференції (в програмі Zoom) 7 дистанційних нарад з помічниками суддів, секретарями судового засідання, секретарями суду, а також 1 нарада з начальниками відділів.

На нарадах обговорили  питання про:

• своєчасність подачі декларацій державними службовцями за 2024 рік;
• особливості роботи суду у дистанційному режимі;
• повноту внесення інформації до обліково-інформаційних карток по справам у КП «ДСС»;
• своєчасність надання до відділу судової статистики та звітності інформації про судовий збір;
• правильність формування та направлення справ до судів апеляційної та касаційної інстанцій;
• особливості роботи у Єдиній судовій інформаційно – телекомунікаційній системі;
• особливості оформлення виконавчих листів;
• своєчасність реєстрації судових справ, які передані відповідно до Порядку передачі судових справ, нерозглянутих Окружним адміністративним судом м. Києва та згідно акту прийому-передачі від 15.01.2025 року;
• внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (наказ ДСА України № 75 від 04.03.2025), а саме до пункту 6 розділу ХІХ «Звернення судових рішень до примусового виконання».

Доведені до відома апарату листи ДСА України № 11-838-25 від 11.01.2025 щодо механізму повернення судового збору та № 11-5805/25 від 25.03.2025;  лист № 20-2262-25  від 30.01.2025 про надсилання НАЗК методичних рекомендацій щодо ефективної організації роботи з Єдиним порталом повідомлень викривачів; лист ДСА № 17-9017/25 від 05.05.2025 щодо переліку відомостей, що становить службову інформацію

Обговорені також загальні організаційні питання діяльності суду, у тому числі опрацьовувалися пропозиції до плану роботи суду на ІІ півріччя 2025 ріку тощо.

2. Вивчення і запровадження позитивного досвіду, ноу-хау з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку.

Протягом І півріччя 2025 року в умовах воєнного стану судом:

• застосовано заходи із вдосконалення автоматизованої системи документообігу, оптимізації та автоматизації процесів проходження процесуальних документів, формування документів первинного обліку, обробки документів первинного обліку і формування статистичної звітності;
• систематично проводилося оновлення автоматизованої бази даних суду у КП «ДСС» до актуальної версії;
• запроваджена стабільна системна дистанційна робота суддівського корпусу та апарату суду;
• реалізовано новий функціонал Електронного суду, який удосконалює управління електронними судовими справами та обмін документами, дає змогу судам спілкуватися з користувачами, обмінюватися як процесуальними документами, так і матеріалами судових справ в електронній формі, навіть якщо вони не є учасниками по цій справі;
• здійснено профілактичні та планові заходи з підтримки роботи комп’ютерної техніки і мережевого обладнання, супроводження бази даних, оновлення програмного забезпечення до актуальних версій;
• здійснена постійна технічна підтримка комп’ютерної техніки суддів та працівників апарату суду;
• проведено оновлення інформації на сайті Донецького окружного адміністративного суду:
• новини,
• анонси,
• судові повістки,
• показники роботи суду,
• вакансії.

3. Кадрове забезпечення спеціалістами, працівниками, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя (освіта, досвід роботи).

            Первинний облік та складання звітності про стан здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом у І півріччі 2025 року здійснювали: начальник та заступник начальника відділу документообігу  та архівної роботи, начальник  та головні спеціалісти відділу судової статистики та звітності.

4. Підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються питаннями судової статистики (прийняття участі у семінарах, конкурсах, заняттях, навчаннях, у тому числі кущових, стажуваннях тощо).

З 12 по 15 травня 2025 року - співробітники відділу судової статистики та звітності через платформу «Zoom» підвищували рівень кваліфікації за стандартизованою програмою спеціалістів судової статистики та спеціалістів з аналітичної роботи місцевих та апеляційних судів, в онлайн-режимі.

Крім того, з 26 по 29 травня 2025 року – начальник  відділу судової статистики та звітності., начальник та заступник начальника відділу документообігу  та архівної роботи через платформу «Zoom» підвищували рівень кваліфікації за стандартизованою програмою начальників та заступників начальників структурних підрозділів апаратів місцевих та апеляційних  судів, в онлайн-режимі.

Також протягом І півріччя 2025 року фахівці суду з питань судової статистики підвищували професійний рівень шляхом самоосвіти, систематично ознайомлювалися зі змінами до КАС України, Закону України «Про судовий збір», Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

5. Аналітична робота, рівень її проведення, результати її реалізації (обговорення на оперативних нарадах, семінарах тощо).

Судом проведена наступна аналітична робота:

• проаналізована обліково-статистична робота суду за 2024 рік;
• проведений огляд стану здійснення правосуддя Донецьким окружним адміністративним судом за 2024 рік;
• проаналізована робота зі зверненнями громадян у 2024 році.

Результати проведеної аналітичної роботи доводилися до відома суддів та працівників апарату суду шляхом розміщення текстів у загальній комп’ютерній мережі суду. Також, звітна інформація розміщена на офіційному сайті суду у розділі «Показники роботи» за посиланням https://adm.dn.court.gov.ua/sud0570 .

Судом систематично опрацьовувалися та надавалися відповіді на звернення громадян, запити юридичних і фізичних осіб, заяви про надання публічної інформації,  тощо, постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи.

Протягом звітного періоду у суді постійно здійснювалося правове супроводження договірної та позовної роботи.

Для отримання відомостей, необхідних для розгляду адміністративних справ, у суді організований оперативний доступ до державних реєстрів.  

6. Планування роботи суду, стан виконання планів роботи. Складання та ведення номенклатурних справ, організація роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

З метою належної організації роботи Донецького окружного адміністративного суду шляхом визначення сукупності організаційних заходів з основних напрямків його роботи та дотримання строків їх виконання розроблено та затверджено Положення про планування роботи суду.  

            План роботи суду складається на півріччя та затверджується у встановленому порядку головою суду.

             Загальний контроль стану виконання плану роботи суду здійснює керівник апарату суду. Після повного виконання запланованого заходу керівник апарату проставляє у відповідній графі оригіналу плану відмітку про виконання із зазначенням дати та вихідного номера відповідного документа або дати виконання та номеру номенклатурної справи, в якій зберігаються відповідні матеріали, наведений запис посвідчує своїм підписом.  

            Стан виконання плану роботи суду за попередній плановий період аналізується та розглядається на оперативній нараді суддів.

Для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання у суді складена номенклатура справ. Відповідальним за складання номенклатури справ є відділ  документообігу та архівної роботи за участю архіву суду. 

Номенклатура справ суду на 2025 рік була схвалена та запроваджена відповідним протоколом ЕК, затверджена у встановленому порядку головою суду.

Ведення номенклатурних справ здійснюється належним чином відповідно до вимог чинної Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних  установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації № 168 від 15.12.2011 зі змінами та доповненнями, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерством юстиції України №1000/05 від 18.06.2015. Усі журнали суду внесені до номенклатури справ.

            Відповідно до плану роботи суду на І півріччя  2025 рік архівом суду здійснювався контроль за формуванням справ тимчасового зберігання, а також за станом зберігання та правильністю оформлення описів справ постійного і тривалого зберігання.

Згідно з приписами Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, наказом голови суду від 10.12.2015 № 33/1-г затверджене Положення про експертну комісію у Донецькому окружному адміністративному суді. Наказом голови суду від 26.12.2019 № 91/1-г затверджено склад експертної комісії Донецького окружного адміністративного суду. Метою діяльності експертної комісії є організація і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву, у зоні комплектування якої вона перебуває. ЕК суду працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

         На виконання плану роботи Донецького окружного адміністративного суду проаналізована робота зі зверненнями громадян за І півріччя 2025 року.

У ході аналізу встановлено, що вказана робота організована та здійснюється у суді відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019                  № 814.

Проблемними питаннями в роботі залишається недотримання заявниками вимог Закону України «Про звернення громадян» при оформленні звернень до суду та під час використання електронної форми звернення, розміщеної на сайті суду, не враховуються роз’яснення щодо її заповнення.  

Протягом І півріччя 2025 року до суду надійшло 65 звернень та 66 заяв громадян, що на 49 звернень та на 36 заяв громадян більше у порівнянні з аналогічним періодом 2024 року, у якому до суду надійшло 16 звернень та 30 заяв громадян. 

У ході дослідження тематики звернень  у  першому півріччі 2025 року встановлено наступне:

- 32 звернень містить прохання про надання інформації стосовно руху чи стану розгляду адміністративної справи ( 9 - за аналогічний період минулого року);

- 22 звернень про видачу копії судового рішення, копії ухвали суду або виконавчого листа за рішенням суду, яке набуло чинності ( 10 - за аналогічний період минулого року);

- 17 звернень щодо реєстрації позовних заяв у суді (5 - за аналогічний період минулого року);

- 1 звернення про встановлення судового контролю;

- 1  звернення щодо помилково  зазначеного РНОКПП  позивача у позовній заяві;

- 2 звернення про встановлення або зміну виконання судового рішення;

- 1 звернення про виконання окремої ухвали суду;

- 4 звернення щодо  апеляційного оскарження рішення суду;

- 6 звернень щодо повторного автоматизованого розподілу справ між суддями;

- 9 звернення щодо підсудності адміністративної справи;

- 3 звернення про порядок подання позову до суду (3 - за аналогічний період минулого року);

-18 звернень стосовно добровільного виконання рішення суду; (8 - за аналогічний період минулого року);

- 2 звернення про роботу Електронного кабінету підсистеми «Електронний суд» (1 - за аналогічний період минулого року);

- 6 звернень з інших питань (2 - за аналогічний період минулого року);

- 7 звернення щодо повернення судового збору.

Звернення громадян, які надходили до суду, розглянуті з дотриманням термінів, передбачених ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» та опрацьовані у повному обсязі. Випадків направлення звернень до інших організацій за належністю не виявлено. 

            Також, протягом І півріччя 2025 року до суду надійшло та розглянуто 37 запитів від адвокатів.

Їх кількість у І півріччі 2025 року збільшилася  на 28 запитів у  порівнянні з аналогічним періодом 2024 року, коли до суду надійшло та розглянуто 9 таких запитів.           

Адвокатські запити, що надійшли  у І півріччі 2025 році стосувались питань реєстрації позовних заяв, стану розгляду справ,  повторного автоматизованого розподілу справ між суддями, набрання законної сили рішенням суду, встановлення судового контролю за виконанням судових рішень, ознайомлення з матеріалами справи в електронному вигляді, повернення судового збору, результатів виконання судових рішень у певних справах, направлення справи для розгляду до іншого суду тощо.

У Донецькому окружному адміністративному суді організована робота із запитами на отримання публічної інформації.

           Так, протягом І півріччя 2025 року до суду надійшов 21 запит на отримання публічної інформації, що більше на 8 запитів  ніж у першому півріччі 2024 року, коли до суду надійшло 13  таких запитів.

Вказані запити  надходили як безпосередньо від заявників так і за переадресацією   з ДСА України, ТУ ДСА України в Донецькій області.

Тематика запитуваної інформації у І півріччі 2025 року відрізнялася від запитів за  аналогічний період минулого року. Зокрема, заявників цікавила інформація: про рух адміністративної справи; статистичні дані  роботи суду, які містять  інформацію по справах та матеріалах за 2024 рік; чисельність суддівського корпусу суду за 2024 рік; відомості про користування службовим житлом та його розташування; розмір суддівської винагороди та розмір середньомісячної заробітної плати працівників апарату суду;  розмір грошових сум, що підлягають виплаті за судовими рішеннями на користь суддів та працівників апарату суду станом на березень 2025 року;  загальний розмір бюджетних призначень суду за програмою 0501020 «Забезпечення здійснення правосуддя місцевими, апеляційними судами та функціонування органів і установ системи правосуддя» на 2025 рік; загальний розмір бюджетних призначень суду за програмою 0501150 «Виконання рішень судів на користь суддів, працівників апаратів судів та працівників органів і установ системи правосуддя»  на 2025 рік; про загальний розмір бюджетних призначень суду на 2025 рік за кодом економічної класифікації видатків бюджету; про здійснення в автоматизованій системи документообігу суду реєстрації вхідної кореспонденції; кількість справ, порушених судом протягом 2023 - 2024 років за позовами платників податків про визнання протиправними (незаконними) податкових повідомлень - рішень та/або їх скасування (визнання недійсними) за категорією справ з приводу адміністрування податків, зборів, платежів, а також контролю за дотриманням вимог податкового законодавства; про запровадження особливого режиму роботи суду у вигляді дистанційної роботи; про державне фінансування  суду; відпустки, тимчасову непрацездатність та відрядження судді; актуальна інформація про контактні дані суду та інше.

У порівнянні у І півріччі 2024 року у  запитах порушувалися питання: про кількість  виготовлених знаків «СУДДЯ УКРАЇНИ», облік таких нагрудних знаків та процедура списання нагрудного знаку судді; відомості про кількість суддів у яких відсутні повноваження з відправлення правосуддя та розмірів їх суддівської винагороди; про рух адміністративної справи; про статистичні дані  роботи суду, які містять  інформацію по справах та матеріалах за 2023 рік; показники роботи суду за 2021 та 2022 роки; чисельність суддівського корпусу суду за 2022, 2023 та 2024 роки; про актуальність контактних даних  на офіційному вебсайті суду;  про видатки на  оплату праці працівникам апарату суду у грудні 2023 року; про призупинення дії трудового договору відповідно до ст.13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»; про оголошення простою у роботі суду; про суддів, у тому числі і суддів-жінок, які працюють на умовах неповного робочого тижня або поєднують роботу у суді з викладацькою, науковою або творчою діяльністю та інше.

7. Впровадження в адміністративних судах комп’ютерного забезпечення, програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів.

За звітний період відділом інформаційних технологій та адміністративних послуг:

• проведено актуалізацію генераторів бази КП «ДСС»;
• налаштовано ролі та глобальну політику AD;
• організована підтримка системи моніторингу доступу до мережі Інтернет;
• здійснено контроль системи бронювання відеоконференцзв'язку;
• вивчено правову складову захисту інформації в державних установах;
• налаштовано комп’ютерну техніку;
• проведено роботу з підтримки комп’ютерної мережі суду;
• проведено адміністрування офіційного сайту суду на вебпорталі «Судова влада України.

У суді використовуються наступні вдосконалення програмного забезпечення КП «ДСС»:

• доведено до актуального стану шаблони КП «ДСС»;
• актуалізовано спеціалізовані довідки для спрощення роботи зі статистичними картками та картками справи для відділу судової статистики та звітності;
• надано допомогу у формуванні статистичної звітності.

Висновки та пропозиції.

Підводячи підсумок аналізу можна зробити висновок, що протягом І півріччя 2025 року обліково-статистична робота у Донецькому окружному адміністративному суді здійснювалася належним чином.  

Для вдосконалення цієї роботи доцільно:

1. Контролювати якість первинної реєстрації та проходження внутрішніх документів суду в автоматизованій системі документообігу суду.
2. Контролювати своєчасність внесення відповідальними працівниками суду відомостей до статистичних карток та відомостей до КП «ДСС».
3. Постійно застосовувати заходи з вдосконалення автоматичного формування статистичної звітності суду в КП «ДСС».
4. Систематично проводити навчання з працівниками суду, підвищувати рівень їх кваліфікації.

Відділ аналітичної роботи

та правового забезпечення Донецького окружного

адміністративного суду